RFP-Steuerung

Ziele im Anfrageprozesses von Veranstaltungsleistungen:

  • Kostentransparenz
  • Durchsetzung von Einkaufsrichtlinien
  • Durchsetzung von Genehmigungsprozessen
  • Bündelung des Einkaufsvolumens
  • Vertragsverhandlungen mit Lieferanten
  • Steuerung auf bevorzugte Dienstleister
  • Einsparungen
  • Reduzierung von Stornokosten

Der erste Schritt in Richtung Controlling ist die Erfassung des Bedarfs. Hierzu werden alle Ansprechpartner in den betreffenden Abteilungen angehalten, ihre Veranstaltungsanfragen in ein firmeninternes RFP-Portal einzugeben oder an einen Service-Dienstleister inhouse/extern abzugeben.
Ziel sollte es sein, möglichst das gesamte Einkaufsvolumen im Veranstaltungsbereich zentral zu erfassen. Darüber hinaus bietet ein RFP-Portal die Möglichkeit, Angebote im System zu vergleichen, zu speichern und bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen. Weiterhin sollten Zusagen über das System gemacht werden, Dienstleister erfasst, und nach der Veranstaltung entsprechend die Kosten zugeordnet werden.

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